PROCEDURE DE RECUEIL ET DE TRAITEMENT DES ALERTES PROFESSIONNELLES
Destinataires : Salariés et collaborateurs extérieurs et occasionnels de CNRS Innovation
Contexte
Le présent dispositif d'alerte interne est établi en conformité des dispositions de la loi n°2016- 1691 du 9 décembre 2016 relative à la transparence, à la lutte contre la corruption et à la modernisation de la vie économique telle que modifiée par la loi n°2022-401 du 21 mars 2022 visant à améliorer la protection des lanceurs d'alerte et son décret n°2022-1284 du 3 octobre 2022 relatif aux procédures de recueil et de traitement des signalements émis par les lanceurs d'alerte.
Il est destiné à l'ensemble des salariés de CNRS INNOVATION (ci-après « la Société ») et à ses collaborateurs extérieurs et occasionnels, à savoir les intérimaires, stagiaires et prestataires de services.
Il a pour objectif la mise en place d'une procédure de recueil de signalements portant sur des faits entrant dans la définition du lanceur d'alerte et correspondant à des violations de la législation.
La Société souhaite en effet responsabiliser les acteurs du dispositif et ainsi disposer d’un maximum d’informations pour agir au plus vite et désamorcer des dérives.
1. Champ d’application du dispositif
Le dispositif d'alerte interne permet ainsi aux collaborateurs de la Société de signaler des faits graves notamment dans les domaines suivants :
− Blanchiment d'argent (AMLA) ;
− Confidentialité ;
− Conflits d'intérêts ;
− Détournement de fonds ;
− Droit antitrust et de la concurrence ;
− Harcèlement moral et/ou sexuel ;
− Manipulation de documents/bilans commerciaux ;
− Protection de l'environnement ;
− Violations des codes de conduite sur le lieu de travail et des droits de l'homme.
2. Faits susceptibles de faire l’objet d’une alerte professionnelle
− Blanchiment d'argent (AMLA) ;
− Confidentialité ;
− Conflits d'intérêts ;
− Détournement de fonds ;
− Droit antitrust et de la concurrence ;
− Harcèlement moral et/ou sexuel ;
− Manipulation de documents/bilans commerciaux ;
− Protection de l'environnement ;
− Violations des codes de conduite sur le lieu de travail et des droits de l'homme.
2. Faits susceptibles de faire l’objet d’une alerte professionnelle
La présente procédure interne de recueil et de traitement des alertes a pour objet de favoriser et d'encadrer le signalement de faits susceptibles de constituer : − un crime ou un délit ;
− une violation ou une tentative de dissimulation d'une violation d'un engagement international régulièrement ratifié ou approuvé par la France, ou d'un acte unilatéral d'une 2 organisation internationale pris sur le fondement d'un tel engagement, du droit de l'Union européenne, de la loi ou du règlement ;
− une menace ou un préjudice pour l'intérêt général.
Le signalement ne peut pas porter sur des éléments couverts par le secret de la défense nationale, le secret médical, le secret des relations entre un avocat et son client ainsi que par le secret des délibérations judiciaires, de l’enquête et de l’instruction.
3. Définition d’un lanceur d’alerte
Toute personne ayant obtenu, dans le cadre de ses activités professionnelles, des informations portant sur des faits qui se sont produits ou sont très susceptibles de se produire dans la Société, peut effectuer un signalement dans le cadre de la présente procédure interne, dès lors qu'elle appartient à l'une des catégories suivantes :
− salarié de la société, ancien salarié ou candidat à l'embauche ;
− actionnaire, associé et titulaire de droits de vote au sein de l'assemblée générale ;
− membres du conseil d'administration ;
− collaborateur extérieur ou occasionnel ;
− cocontractant de l'entreprise, sous-traitant ou, lorsqu'il s'agit de personnes morales, membre du personnel et de l'organe d'administration, de direction ou de surveillance d'un cocontractant ou sous-traitant.
Sera reconnu comme lanceur d’alerte, une personne physique qui signale ou divulgue, sans contrepartie financière et de bonne foi des informations portant sur un crime, un délit, une menace ou un préjudice pour l’intérêt général, une violation ou une tentative de dissimulation d’une violation du droit international ou de l’Union européenne, de la loi ou du règlement.
À ce titre, les faits qui font l’objet du signalement doivent être présentés de manière objective et factuelle, en faisant apparaître leur caractère présumé, et présenter un lien direct avec l’objet de l’alerte.
4. Protection des lanceurs d’alerte
Il n'est pas toujours facile d'effectuer un signalement, c’est pour cette raison que nous avons instauré, conformément à nos obligations légales, une procédure de recueil et de traitement des signalements permettant d’assurer une stricte confidentialité, un traitement impartial et diligent, la protection du lanceur d’alerte contre les représailles.
En application de l'article L 1121-2 du Code du travail, aucune personne ne peut être écartée d'une procédure de recrutement ou de l'accès à un stage ou à une période de formation en entreprise, aucun salarié ne peut être sanctionné, licencié ou faire l'objet d'une mesure discriminatoire, directe ou indirecte, notamment en matière de rémunération, de mesures d'intéressement ou de distribution d'actions, de formation, de reclassement, d'affectation, de qualification, de classification, de promotion professionnelle, d'horaires de travail, d'évaluation de la performance, de mutation ou de renouvellement de contrat, ni de représailles et menaces telles que l'orientation 3 abusive vers un traitement psychiatrique ou médical ou les atteintes à la réputation, pour avoir signalé ou divulgué une alerte dans le respect de la procédure de signalement des alertes.
Les facilitateurs (personnes qui aident un lanceur d'alerte à effectuer un signalement) et les personnes physiques en lien avec le lanceur d'alerte, bénéficient également d'une protection contre les mesures de représailles, menaces ou tentatives d'y recourir.
En cas de divulgation d'un secret protégé par la loi, dès lors que cette divulgation est nécessaire et proportionnée à la sauvegarde des intérêts en cause, qu'elle intervient dans le respect des conditions de signalement définies par la loi et que la personne répond aux critères de définition du lanceur d'alerte, ce dernier n'est pas pénalement responsable (Art. 122-9 du Code pénal).
5. Recueil / Transmission de l’alerte interne
Si une personne souhaite émettre une alerte, elle peut choisir d'effectuer un signalement interne (écrit ou oral) selon les modalités définies dans la présente note.
Le signalement interne est réalisé via la plateforme digitale de recueil des signalements Vispato en suivant le lien URL suivant https://signalements-cnrsinnovation.vispato.com
Ce système est hébergé par un prestataire externe qui n'a aucun accès aux données transmises mais garantit son fonctionnement et le recueil des signalements dans le respect des exigences légales.
L'auteur du signalement est informé par écrit de la réception de son signalement dans un délai de 7 jours ouvrés maximum à compter de cette réception.
La personne qui souhaite émettre une alerte peut également choisir d'effectuer un signalement externe, soit après avoir effectué un signalement interne, soit directement, auprès d'une des autorités suivantes :
− le Défenseur des droits, qui traite le signalement s'il relève de ses domaines de compétences (notamment les discriminations), ou qui l'oriente vers la ou les autorités les mieux à même d'en connaître ;
− l'autorité judiciaire ;
− une institution, un organe ou organisme de l'Union européenne compétent pour recueillir des informations sur des violations relevant du champ d'application de la directive (UE) 2019/1937 du Parlement européen et du Conseil du 23 octobre 2019 ;
− une des autorités listées en annexe au décret 2022-1284 du 3 octobre 2022, en particulier, dans un cadre professionnel : la DGT (Direction générale du travail) en matière de relations individuelles et collectives du travail et conditions de travail, la DGEFP (Délégation générale à l'emploi et à la formation professionnelle) en matière d'emploi et formation, ou encore la Cnil en matière de protection de la vie privée et des données personnelles.
6. Contenu du signalement en cas d’alerte interne
L'auteur du signalement est invité, dans la mesure du possible, à :
− indiquer la date des faits dénoncés, le lieu, le ou les personnes en cause et une description détaillée des faits ;
− transmettre tout élément, quel que soit sa forme ou son support, de nature à étayer le signalement de faits concernés, qui se sont produits ou sont très susceptibles de se produire dans la Société.
Les informations communiquées dans le cadre d'un dispositif d'alerte doivent rester factuelles et présenter un lien direct avec l'objet de l'alerte.
Sauf si le signalement est anonyme, l'auteur du signalement transmet en même temps que son signalement tout élément justifiant qu'il appartient à l'une des catégories de personnes mentionnées à l'article 3 de la présente note.
7. Personnes habilitées à procéder au traitement des alertes
Les personnes habilitées à traiter les alertes internes émises via la plateforme sont, à la date de diffusion de la présente note, les suivantes selon le domaine du signalement :
• Secrétaire Générale (Madame Albane LE CHEVALIER – Albane.lechevalier@cnrsinnovation.fr), référent par défaut sur l’ensemble des catégories ;
• Responsable RH (Madame Karine CASTELLON – Karine.castellon@cnrsinnovation.fr), référent sur les catégories relatives aux violations des conditions de travail et des droits de l’homme ainsi que sur le harcèlement moral et sexuel ;
• Responsable Financier (Madame Sabrina FORMUSO – Sabrina.formuso@cnrsinnovation.fr), référent sur les catégories relatives aux aspects comptables, financiers, concurrentiels et environnementaux ;
• Référent harcèlement sexuel au sein du CSE ( Monsieur Jean-Marc SCHMITTBIEL – Jean-marc.schmittbiel@cnrsinnovation.fr ), sur tous les cas relatifs au harcèlement moral ou sexuel.
Dans l’éventualité où la personne habilitée à traiter le signalement est impliquée dans les faits rapportés, un autre référent sera en charge du traitement de l’alerte.
8. Examen de la recevabilité de l’alerte
Une fois un signalement enregistré sur la plateforme, les personnes habilitées à traiter les signalements de la plateforme procèdent, en toute confidentialité, à la vérification des faits signalés, afin de déterminer la recevabilité du signalement et de décider en connaissance de cause des suites à y donner.
En particulier, l'alerte doit entrer dans le champ d'application du dispositif d'alerte, être présentée de manière objective, sans malveillance et porter sur des faits directement constatés par le lanceur d'alerte et matériellement vérifiables.
A cette fin, il peut être demandé tout complément d'information à l'auteur du signalement.
L'auteur du signalement est informé de la recevabilité ou non de son alerte et des raisons pour lesquelles il est estimé, le cas échéant, que son signalement ne respecte pas les conditions de recevabilité de l'alerte.
9. Traitement du signalement
Lorsque l'alerte est recevable, son analyse et l'enquête sont effectuées par les personnes habilitées.
Une enquête est diligentée pour déterminer la réalité et la matérialité des faits rapportés. Il peut être fait appel à des tiers spécialisés dans certains domaines utiles à l'enquête (notamment informatique, financier, comptable), lorsque cette intervention est nécessaire au parfait traitement du signalement.
L’auteur du signalement sera mis au courant du traitement de l’alerte via un espace de discussion en ligne anonyme. Cet espace permet aussi d’apporter des clarifications et d’échanger avec les référents en charge de traiter le signalement. Les informations concernant l’accès à cet espace sont à conserver précieusement dans un endroit sécurisé par l’auteur du signalement.
L'auteur d'un signalement est informé, dans un délai maximum de 90 jours (3 mois) à compter de l'accusé de réception du signalement ou, à défaut d'accusé de réception, à compter de l'expiration d'une période de 7 jours ouvrés suivant le signalement, sur les mesures envisagées ou prises pour évaluer l'exactitude des allégations et, le cas échéant, remédier à l'objet du signalement ainsi que sur les motifs de ces dernières.
Si les allégations contenues dans le signalement sont inexactes ou infondées ou que le signalement est devenu sans objet, l’auteur du signalement sera informé par écrit de la clôture du dossier.
10. Garanties de confidentialité
La Société s'engage à prendre toutes les mesures nécessaires afin de garantir la stricte confidentialité de l'identité des auteurs du signalement, des personnes visées par celui-ci et de tout tiers mentionné dans le signalement, ainsi que des informations recueillies par l'ensemble des destinataires du signalement.
Seules les personnes habilitées à recueillir et traiter les signalements peuvent avoir accès aux informations recueillies. Elles peuvent être communiquées à des tiers à condition que cette communication soit nécessaire pour traiter le signalement.
Les éléments relatifs à l'identité de l'auteur du signalement ne peuvent être communiqués à des tiers qu'avec son consentement.
Ils peuvent toutefois être communiqués à l'autorité judiciaire, dans le cas où les personnes chargées du recueil ou du traitement des signalements sont tenues de dénoncer les faits à celle-ci. Le lanceur d'alerte en est alors informé, à moins que cette information ne risque de compromettre la procédure judiciaire.
Dans tous les cas, l'identité de l'auteur d'un signalement n'est jamais communiquée à une personne visée par ce signalement, sauf accord exprès de l'auteur, et ce, même dans le cas où la personne visée est une personne habilitée à recueillir des alertes.
Les éléments de nature à identifier une personne visée par un signalement ne peuvent être divulgués, sauf à l'autorité judiciaire, qu'une fois établi le caractère fondé de l'alerte.
11. Conservation des données et mesures de sécurité
La personne en charge du traitement de l'alerte prend toutes mesures utiles pour préserver l'intégrité et la sécurité des données pendant toute la durée de traitement et de conservation de ces données.
Les données relatives à une alerte peuvent être conservées en base active jusqu’à la prise de la décision définitive sur les suites à réserver à celle-ci. Cette décision doit intervenir dans un délai raisonnable à compter de la réception du signalement.
Après la prise de la décision définitive sur les suites à réserver à l’alerte, les données pourront être conservées sous forme d’archives intermédiaires, le temps strictement proportionné à leur traitement et à la protection de leurs auteurs, des personnes qu’ils visent et des tiers qu’ils mentionnent, en tenant compte des délais d’éventuelles enquêtes complémentaires.
Lorsqu'une procédure disciplinaire ou contentieuse est engagée à l'encontre d’une personne mise en cause ou de l'auteur d'une alerte abusive, les données relatives à l'alerte peuvent être conservées par la Société sur la plateforme digitale jusqu'au terme de la procédure ou de la prescription des recours à l’encontre de la décision intervenue.
Les données peuvent être conservées plus longtemps, en archivage intermédiaire, si le responsable du traitement en a l’obligation légale (par exemple, pour répondre à des obligations comptables, sociales ou fiscales), ou à des fins probatoires dans l’optique d’un contrôle ou d’un contentieux éventuel, ou encore à des fins de réalisation des audits de qualité des processus de traitement des signalements.
12. Protection des données
Les données personnelles recueillies dans le cadre du présent dispositif d'alerte font l'objet d'un traitement automatisé dans le respect des conditions légales en vigueur.
Les données susceptibles d’être enregistrées et traitées sont les suivantes :
− l'identité et la fonction de l'émetteur de l'alerte ;
− les identités, les fonctions et les coordonnées des personnes visées par l'alerte ;
− les identités, les fonctions et les coordonnées des personnes intervenant dans le recueil ou dans le traitement de l'alerte ;
− les faits signalés et tout élément recueilli dans le cadre de la vérification des faits signalés ;
− le compte rendu des opérations de vérification ;
− les suites données à l'alerte.
Toutes les personnes concernées par le traitement d'un signalement (lanceur de l’alerte, victimes présumées des faits, personnes visées par l’alerte, témoins et personnes entendues lors de l’enquête, facilitateurs, personnes protégées par ricochet, etc.) peuvent accéder, sur demande formulée auprès du ou des référents chargés du traitement de l’alerte, aux données les concernant et en demander la rectification ou l'effacement, si elles sont inexactes, incomplètes, équivoques ou périmées.
Conformément à la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, et au règlement européen 2016/679/UE du 27 avril 2016, les émetteurs d'alerte ou les personnes visées par l'alerte peuvent exercer leur droit d'accès, de rectification, de modification ou de suppression des données les concernant en adressant leur demande l’adresse mail dpo@cnrsinnovation.fr et/ou à CNRS INNOVATION – 79 Avenue Edouard Vaillant – 92100 Boulogne-Billancourt.
Si les personnes estiment après avoir contactés la société, que leurs droits Informatique et Libertés ne sont pas respectés, elles ont la possibilité d’introduire une réclamation en ligne auprès de la CNIL ou par courrier postal.
13. Diffusion de la procédure
Le présent dispositif est accessible sur le commun : \1- Documents RH Utiles ainsi que sur le lien URL présent sur le site internet de CNRS Innovation.
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A Boulogne-Billancourt, le 24 octobre 2023
Mehdi GMAR
Directeur Général